采购政策
简介|权威|购买过程|小型企业/多元化
可持续采购|收货与付款|剩余物资
1.介绍
1.1概述。斯沃斯莫最佳线上娱乐尔学院采购政策旨在促进校园内采购领域的更多理解和普遍接受的协议。采购政策加强了采购办公室的工作，协助学院各部门实现学院的目标和目标。与学院文化一致，这项政策包括对社区成员的经济、社会和环境责任等方面。
任何由学院支付或发还款项的物品或服务，必须在公开及竞争的环境下购买或租用，以确保所支付的价格公平合理。采购活动由中央采购办公室以及学术和行政部门的员工进行。采购活动包括适当的交易文件的义务，财政责任，道德行为，遵守联邦和州政府的规定，并遵守学院的政策和程序。
创建集中合同和购买服务的目的是通过以下方式指导学院社区在商品和服务的选择、获取、使用和处置方面:
- 为学院获得最佳价值
- 专业知识;培训，专业网络和供应商关系
- 简化采购到付款流程
- 制定政策、程序和法规遵循协议
- 减轻风险
采购政策是由合同和采购经理在财务部门的授权下与学院利益相关者合作制定的。最终的政策草案得到了学院管理部门的批准，包括总统的员工。
1.2项目目的和范围。本政策概述了在斯沃斯莫尔学院购买商品和服务的采购实践。最佳线上娱乐该政策涉及竞争和谨慎的供应商选择、采购方法、授权、商品和服务的接收、所需的文件和道德标准。除非总统或财务与行政副校长书面放弃特定的购买，否则学院必须遵守本购买政策，以资助所要求的商品或服务。不受此政策限制的采购包括:
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投资管理服务
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保险
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酒店及招待费
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法律服务
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员工福利计划
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公用事业、电信服务和设备
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银行及投资银行相关服务
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金融托管服务(包括投资和债券托管)
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安全服务
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表演艺术合同和其他艺术收购
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由财务和行政副总裁决定的其他商品或服务。
即使是本采购政策豁免的项目，(1)学院的财务承诺应由财务和行政副校长总统做出，该员工由财务和行政副校长书面授权，有权进行特定的购买或购买类型(如下文“权力”部分所述)，(2)强烈建议在潜在供应商之间进行定期比较审查。(3)需要采购订单，以便学院能够适当地反映资金承诺。
1.3项目目标。采购政策和相关程序旨在确保以下目标:
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确保采购订单和合同包含必要的条款和条件，使学院免受法律责任，保持标准和道德，并应用采购最佳实践。
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确保管理程序、控制、记录和文件的一致性。
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透过在学院范围内推行策略性采购计划，简化、厘清及精简学院的采购程序。
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鼓励供应商通过谈判、竞争性投标和合同采购等方式公平公开竞争。
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提高质量，节省时间和金钱，尽可能标准化。
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在采购人员与供应商之间，以及采购人员与学院社会成员之间，建立积极的服务互动。
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推广环保采购方式，支持学院的可持续发展计划。
1.4价格的道德标准和保密性。参与采购过程任何方面的员工都有责任确保在所有此类活动中保持最高标准的道德、诚信和公平，例如公平评估收到的投标并获得有竞争力的价格。
1.4.1.利益冲突。根据学院的利益冲突政策，教职员工不得从事有损学院地位或诚信的活动，如自我推销、挪用学院资产、以权谋私或滥用信任。在从事任何可能造成利益冲突的外部活动前，你必须通知你的主管并获得书面批准，例如:
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在学院当外部供应商。
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接受与学院开展业务或寻求与学院建立联系的个人或组织的礼物、酬金或恩惠，金额超过25美元，或延长此类酬金或恩惠，这可能被合理地解释为试图影响接受者履行职责。
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在任何时候，学院的员工都不应该给予或接受任何联邦、州或地方政府官员的任何礼物、酬金或恩惠。
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外部商业利益，你自己或你的家庭成员，与商品和服务的供应商有关的学院。
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利用学院的名义谋取金钱利益，或者以个人身份行事，给人留下你代表学院说话的印象
1.4.2.个人购买。学院不会用自己的资金购买任何供学院员工个人使用的用品或设备，也不会通过采购安排在工作人员和学院供应商之间建立任何买卖协议。然而，供应商可以根据自己的判断，将学院折扣和/或合同费率扩展到学院员工的个人购买。
1.4.3.机密性。所有价格和合同条款都是严格保密的，收件人无权向竞争供应商披露此类信息，也无权在与现有或潜在供应商的谈判中使用这些信息。学院员工有责任在定价和供应商信息方面以高道德标准行事。
2.权威
总统和负责财务和行政的副校长都被授权执行和交付学院可能希望成为一方的任何和所有书面协议和合同。
2.1董事会采购和合同权力的授权。斯沃斯莫尔学院管理委员会已授权总统、学院其他管理人最佳线上娱乐员和校园内的其他个人执行合同、财务文件，并授权进行学院业务所需的购买。
没有人被授权代表学院执行这些文件，除非管理委员会、总统或财务和行政副总裁授权进行此类授权，以书面形式授权这样做。如未能遵守这项规定，可能导致对所作陈述的个人责任，并可能对雇员的就业状况产生负面影响。
在这里是供应品和非专业服务采购权限阈值的矩阵。“所需批准”部分涉及采购的总成本，涉及供应品、非专业服务和合同授权。
2.2采购交易的出具和授权。财务经理或其指定人员必须批准其部门内的所有购买(通过eMarket门户网站，P-Card，支票申请表，员工报销表等)。财务经理可以使用在mySwarthmore中找到的财务经理部门授权表，通过FOAPAL字符串帐号授权每个人的采购权限。最佳线上娱乐下面详细介绍了其他授权。
| 商品或服务 | 需要的其他批准 |
|---|---|
| 计算机硬件和外围设备 | 资讯科技服务 |
| 家具 | 基本规划和项目管理部“， |
| 赠款和限制性基金 | 授予会计 |
| 有害物质 | 环境健康和安全官 |
| 移动费用 | 工资 |
| 单一/单一来源论证 | 合同采购经理 |
| 软件应用合同、订阅、数字内容 | 信息技术服务，无障碍 |
| 具有财务影响或集成需求的软件 | 财务和行政业务流程总监 |
| 车辆(机动及非机动) | 财务和财务副总裁 |
2.3采购代表团。下列部门被授权为批准的特定商品和服务创建采购订单。这些部门负责在预算拨款范围内采购，并按照学院文件保存标准保存所有采购订单和接收回执的记录。
| 委托买方 | 允许的商品和服务 |
|---|---|
| 最佳线上娱乐斯沃斯莫尔学院图书馆 | 图书馆馆藏通过三所大学图书馆联盟购买，数字内容利用综合图书馆系统(ILS) |
| 最佳线上娱乐斯沃斯莫尔学院和社区书店 | 通过POS/库存系统购买书籍、服装、学习用品和其他商店商品 |
| 最佳线上娱乐斯沃斯莫尔学院餐饮服务 | 配方原料的购买和库存是通过使用CBord融合维护。 |
2.4政策和程序的修改。未来对本采购政策的修改可由财务副总裁、合同和采购经理作出。
3.购买过程
3.1授权采购方式。
3.1.1.采购订单。获取所有必要商品和服务的主要工具是eMarket Portal，它与Banner集成在一起，作为请求产品和服务的自助服务用户界面提供。通过eMarket门户网站完成的购买在mySwarthmore中可见为承诺(负担)资金。最佳线上娱乐各种类型的采购订单可通过自助服务eMarket门户网站和采购办公室获得。
3.1.2.购置卡(PCard)。PCard是一种银行发行的信用卡，持卡人可按部门运作所需购买材料和旅行服务。PCard的设计提高了处理低美元和差旅费用的效率;已发放个人信用卡的员工应避免将个人信用卡用于大学用途。如果购买金额低于2500美元，应尽可能使用PCard。
3.1.3.直接付款发票在班纳使用活跃供应商的低于10,000美元的发票可以提交到应付账款(A/P)直接支付。提前支付将需要完成一张支票申请表格。
3.1.4.存款。保证金是指在收到货物或服务之前，要求支付部分或全部价款。要要求押金，请使用支票申请表格，并在表格中明确说明为什么必须提前付款，并附上证明文件(例如订单，报价)。
3.1.6.合同。的合约及保险网站将向社区成员提供有关合同和保险程序的详细信息，包括合同指南、合同清单、学院合同条款和规定以及保险信息。
3.2.供应商类型。战略供应商和首选供应商都是Banner Finance的活跃供应商类型。合同和采购经理维护斯沃斯莫尔学院战略和首选供应商名单，建立关系，利用学院的购买力，最大限度地发挥供最佳线上娱乐应商的优势，从而节省总体成本。现有的战略供应商或首选供应商应该在任何新供应商之前使用，除非有令人信服的商业理由使用新供应商。以下定义了五种不同类型的供应商:
3.2.1.战略供应商。战略供应商是长期的，具有竞争性的谈判，以简化常见采购项目的采购到付款流程，并通过与更少的供应商整合支出来实现学院的最佳价值。教职员工应尽可能使用战略供应商协议。学院通过与供应商的定期会议、衡量关键绩效指标和跟进投诉，积极管理这些关系。
3.2.2.首选供应商。首选供应商可通过集团采购组织、财团和其他合同获得。如果战略供应商无法获得相关商品和服务，则应使用这些合同。
3.2.3.积极的供应商。一个活跃的供应商有当前的公司信息输入到Banner Finance和W9文件中，但没有指定的协商折扣或对学院社区的特殊价格。
3.2.4.不活跃的供应商。不活跃的供应商将公司信息输入Banner Finance，但在2年或更长时间内没有使用。目前没有W9档案。
3.2.5.新供应商。一个新的供应商没有公司信息录入Banner Finance，也没有W9备案。将这类供应商添加到Banner Finance需要W9和其他理由。
3.3.采购权限和访问。通过Banner，财务经理被分配采购部门的这使得他们能够将采购权限委托给其他员工。Banner中的这个角色允许对权限和访问权限进行电子跟踪和报告，允许对在eMarket门户中进行的购买进行自动控制。财务访问工具可以在mySwarthmore finance找到，允许财务经最佳线上娱乐理进行更改，以在线查询和购买其帐户的委托。
3.4.承诺。大多数采购订单生成承诺，这些资金是指定用于支付mySwarthmore财务的“承诺”一栏中的购买订单的资金。最佳线上娱乐这些资金不再用于其他交易，但也没有包括在“调整预算”余额中，因为尚未产生付款，而且资金还没有实际离开学院。当供应商付款时，承诺将被逆转，资金将出现在YTD活动余额下。确定承诺的目的和主要好处是防止预算超支。财务经理将监督承诺，以确保准确性。
3.5.前期规划的要求。采购办公室强调，各部门必须事先就其对商品和服务的需求作出评估。审查、批准、发布采购订单、供应商库存和/或可用性以及安全交付所需的时间差异很大。在这种情况下，采购部鼓励在要求的交货日期之前提交请购单。在大多数情况下，这个过程可以在一(1)到三(3)周内完成，这取决于需求。
3.6竞争性采购。学院要求并鼓励供应商在向学院提供商品和服务时进行竞争。竞争保证了质量、服务和价格的组合，符合学院的规定需求。下面列出的工具可以单独使用，也可以组合使用，以实现成功的采购解决方案。
3.6.1 RFI (Request for Information)是在正式采购产品或服务之前，从不同供应商处整理信息的一种方法。RFI用于有许多潜在的供应商，但对他们的信息了解不足的情况。这是一个结构化的过程，在这个过程中，一长串的潜在供应商可以减少到一个愿意并且能够满足您的要求的组织的简短列表。
3.6.2建议书请求(RFP)是一种正式的方法，用于从不同的供应商处接收关于某一特定产品或服务的详细的、可比较的建议。RFP是一份全面的文件，应提供做出知情采购决策所需的所有必要信息。RFP的准备很重要，在此阶段花费的时间将确保良好的响应。如果需要，可在RFP之前使用RFI。有关购买联邦基金，请参见第3.8节。
3.6.3询价(RFQ)是一种竞争性投标文件，用于邀请供应商和分包商就项目或产品提交投标。RFQ适用于采购标准化或重复生产的产品。除了商业需求外，还必须提供技术规范。在RFQ之前可以发布RFP，其中要求入围供应商提供更详细的报价。有关购买联邦基金，请参见第3.8节。
有竞争力的报价需要为特定的购买获得两个响应性和可比性的投标(最好是三个投标);如果从非战略或首选供应商处采购金额为10,000美元或以上，则必须满足该要求。首选供应商(eMarket门户网站的打卡目录和校园协议)已经过采购办公室进行的竞争性投标程序，因此部门无需为这些供应商展开竞争性投标程序。
具有下列一项或多项条件的，不需要竞争性报价或投标:
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这笔交易不到1万美元
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最近收到了相同项目的投标(前3个月内)，投标仍然有效
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因唯一授权向地理区域提供服务而不存在竞争的公用事业合同;
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校园主办的展览会、博览会、展览、戏剧和音乐会等公共娱乐活动的合约;
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与学院图书馆服务有关的教育资料及资讯资源;
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该项目是由采购办公室确定的学院标准。
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要购买的项目已经通过教育和机构合作(E&I)、PACC购买联盟、宾夕法尼亚州合同、COSTARS或其他购买联盟进行了竞争性投标，学院有资格利用由采购办公室确定的购买联盟。
3.6.4合同授予RFP和RFQ并不仅仅基于价格。其他因素可能包括校长和员工的资格和经验、过去的表现、方法和管理方法、技术方法、拟议的项目团队，以及财务稳定性。有关联邦基金奖励，请参见第3.8节。
3.7非竞争性采购当买方选择要购买的公司或将招标过程限制在某些供应商时发生。
3.7.5单源采购是指两个或两个以上的供应商可以提供所需的商品、技术或服务，但买方在其他供应商中选择一个供应商。对于使用单一来源购买超过10,000美元的产品，需完成并批准一份单一/单一来源论证表格是必需的。有关联邦基金奖励，请参见第3.8节。
3.7.5唯一来源指只有一个供应商可以提供所需的商品、技术或服务。购买超过$10,000使用唯一来源，完成和批准一个单一/单一来源论证表格是必需的。有关购买联邦基金，请参见第3.8节。
3.8联邦补助资金采购统一指导标准。最佳线上娱乐斯沃斯莫尔学院将UG采购标准的实施推迟到2018年7月1日，这是根据2014年11月26日发布的COFAR FAQ第110-6节中规定的采购规则的豁免规定。在此期间，OMB通告将适用于赠款和合作协议。当使用联邦资助资金购买商品或服务时，员工被指示与商业办公室的资助会计合作，以确保遵守学院的采购政策和政策联邦拨款采购程序．
3.9基本设备。员工被要求使用采购订单ESM购买用于资本设备的购置。该学院将资本设备定义为“使用寿命超过5年、每件购置成本在1万美元或以上的非消耗性有形个人财产”。
3.10施工和改造。设施及基本工程部负责为学院采购所有建筑及翻新物品及服务。他们致力于确保商品和服务以最大价值采购，符合行业标准最佳实践，并符合联邦、州和地方法律以及学院政策。具体的建设和改造程序可在基本建设规划和项目管理网站上找到(这些程序目前正在制定中)。
3.11 PA销售免税。销售税和使用税由州和地方一级(基于目的地)管理，豁免规则因州而异。销售税是对宾夕法尼亚州有形个人财产和某些服务的零售销售征收的。使用税适用于在宾夕法尼亚州使用有形个人财产和在宾夕法尼亚州以外购买的某些服务，以及在宾夕法尼亚州境内进行的未支付销售税的应税购买。副财务总监负责解释适用于大学采购的销售税立法，并在适当时咨询总法律顾问的指导意见。
最佳线上娱乐斯沃斯莫尔学院作为一所非营利性教育机构，可以在宾夕法尼亚州和其他许多州免征销售和使用税。利用这一地位:
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在要求报价或下订单时，通知供应商豁免状态
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向供应商提供一份学院的豁免表格(可在谷歌共享文件夹“购买共享资源”中获得)
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付款必须由学院直接从供应商的发票中支付给供应商(报销员工在为学院采购货物时支付的州税是不允许的)。
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申请部门负责根据需要提供确定税收的证明文件。
学院不免除宾夕法尼亚州或任何其他州或城市的酒店、汽车旅馆和旅馆征收的占用税或房间税。
4.小型企业/多元化
4.1小型企业/多元化程序是一种具有竞争力的商业战略，确保在采购商品和服务时拥有多样化的供应商基础，强调在采购过程中纳入代表性不足的群体。认证是我们流程的重要组成部分，因为它验证了企业是由合格的小型企业或多元化集团拥有、管理和控制的。的小型企业/多样化供应商程序与学院的文化和政策一致，可以在小企业/多样性程序网站上找到。
5.可持续采购
5.1可持续采购是一种购买方法，其中环境和社会因素与价格、可用性和性能标准同等重要，学院使用这些标准来做出购买决定。可持续采购通过使用环保产品来最大限度地减少对环境和社会的负面影响。它试图确定和减少对环境的影响，并最大限度地提高资源效率。可持续采购计划和程序将通过斯沃斯莫尔学院的商品来确定最佳线上娱乐可持续采购的网站。
可持续采购倡议支持学院对美国学院和大学校长气候承诺和学院气候行动计划的承诺。
收货与付款
6.1存款和预付。由于与定金或预付款相关的固有风险，学院的政策是避免在收到货物或服务之前预先支付任何订单，部分或全部。如果唯一的货物或服务供应商要求预付款项或押金，或者货物或服务的性质要求预付款项(例如，维护协议或软件许可费)，则必须使用财务主任和应付帐款办公室指定的程序要求付款。
请购部门必须对投标人或潜在供应商进行重要的尽职调查，以确定供应商履行合同的能力，特别是在涉及预付款的情况下。对供应商不履行的存款或付款是申购部门的风险。
6.2发票和收货。各部门负责按照采购办公室指定的方式核查实际收到的货物和服务。个人确认收到货物即确认所购买的货物和服务已按照所订购的性质、质量和数量收到。
6.3单单多张收据。定期地，完成一个订单需要一次以上的交付。PO的接收副本用于确认部分订单的交付，然后在收到剩余项目时再次提交。
6.4损失或短缺索赔。在货物损坏或短缺的情况下，收件人保留所有的运输文件和包装材料是很重要的。如果货物在交货时损坏或短缺不明显，必须在交货后15天内通知承运人。然后承运人会安排检查。
因此，保留所有容器、包装材料、包装纸等以供承运人检查是极其重要的。未能保留这些材料可能会取消向承运人或供应商处理报销索赔的机会。
一旦从承运人或供应商处收到索赔检验报告，采购可协助确定处理最终索赔报告的责任，这取决于合同或PO中定义的运输条款。对损坏或短缺的赔偿应以更换设备或信用备忘录的形式进行。禁止现金返还。
6.5商品退货。退回供应商或制造商进行调整或赊账的商品应由商品接收人协调，必要时由采购部协助。当供应商发运了PO上指定的项目时，他们已经合法地遵守了他们的合同部分，并且没有义务接受任何按指定交付的项目。
供应商对退货的接受不是自动的，供应商可能会收取补货费用。这笔费用，连同任何运费，将由申请部门负责。返还或学分应由学院以学分备忘录或支票的形式收到。禁止现金退款。
6.6订单的取消。采购订单是学院与供应商之间具有约束力的合同。因此，不能单方面修改或取消。任何修改或取消订单或合同的要求都应以书面形式向采购办公室提出。采购将与部门合作，并以学院的最佳利益为依据，向各方提供相应的建议。
一般来说，如果货物还没有发货，供应商会同意取消要求。本部门可能对供应商运送的任何材料或取消前产生的制造项目的费用负责。
6.7年终采购。为了在本财政年度支出，项目必须在该财政年度的最后一天(6月30日)或之前订购和接收，发票应在收到项目后的两周内或按照副财务总监提供的财政年度结束备忘录上的规定接收和支付。在此期间，订货前需要考虑商品的交货期(例如，家具和主要设备- 6周以上，市场供应商- 2周，桌面交货- 3天)。
如果货物或服务预计在会计年度的最后一天之后交付，则不接受形式发票，即在货物交付之前发出的初步销售单。
6.8演示设备。演示设备的接收方应填写一份“免费”采购订单，并由提供演示设备的公司填写并签署一份“演示设备协议”，然后再将设备交付校园。如果供应商签署了演示设备协议模板，学院没有购买该设备的义务。但是，如果学院签署了供应商协议模板，它可能有义务这样做。请与采购部一起获取演示设备协议。如果设备的价值对于可能的保险问题很重要，演示产品的接收者可能还需要联系风险管理。
7.剩余物资
7.1资本资产、剩余材料和设备的处置。采购办公室有权安排通过内部转让、以旧换新、拍卖(在线或其他方式)、协商出售、捐赠给国税局代码第501(c)(3)条认可的非营利实体或垃圾处理剩余材料和设备。学院部门可以安排非物质剩余用品的处理，但与以下类别相关的物品需要特定的协议。
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一个资本资产该清单由商务办公室副总会计师维护，并根据进度表折旧。为了确保清单是准确和最新的，必须及时通知资产处置情况。(乔Cataldi)
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用奖助金资金购买的设备，未经商业办公室的奖助金会计同意，不得出售、丢弃或转让，以确保设备按照奖助金的要求处理。(Christy布里奇斯)
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所有计算机、打印机和其他可能存储专有或敏感信息的技术设备的处置由信息技术服务部妥善管理。(Kelly Fitzpatrick)
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与基本建设项目有关的家具和配件的拆卸和处置由基本建设规划和项目管理部负责[Mary Circullio]
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化学品或危险材料的处置由环境健康和安全官员[Colleen Battista]负责。
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对于正在出售的项目，请咨询应收账款[Joanne Kimpel]，以获得适当的收入确认。转售价值超过1000美元的物品需要财务副总裁(Alice Turbiville)的事先授权才能完成交易。
