购货卡(PCard)

PCard计划目标

• 允许旅行者使用被广泛接受的信用卡支付旅行费用
• 减少或消除教职员工在旅行时花费个人资金的需要
• 允许教职员工通过一个在世界任何地方都可以访问的在线工具记录业务费用和相关会计到班纳金融
• 提供提交及保存有关收据的方法
• 允许组织单位运行更广泛的报告，以总结其领域内的差旅和其他费用活动

1.程序角色(简称)

持卡人

• 发起和协调事务
• 每周审查一次交易
• 验证每笔交易的准确性
• 检查会计代码分配的准确性
• 附上扫描收据
• 记录费用的业务用途
• 在次月7日或之前完成签收程序
  • 对于那些使用代理进行管理的人来说，在签署之前就交易状态进行沟通是必不可少的。在某些情况下，代理将在交易完成并准备签收时通知持卡人。一经确认，持卡人便可在交易上签字。
• 持卡人资料图[png]
• 持卡人使用指南[pdf]

代理

• 代表持卡人完成持卡人要求，为持卡人提供行政协助
• 验证每笔交易的准确性
• 附上扫描收据
• 检查会计代码分配的准确性
• 记录费用的业务用途
• 及时签收-虽然持卡人是签收交易的主要角色，但当持卡人不可用时，代理也可以签收交易。代理人应在文本框内作出书面批注，说明持卡人无法签收的原因。

审批人

• 检查持卡人交易的准确性，方法如下:
• 费用分配到适当的会计代码
• 收据附呈
• 业务目的有文件记录
• 在次月14日或之前完成签收程序
• 标记交易以向持卡人请求额外信息
• 审批人信息图[png]
• 审批人使用指南[pdf]

管理员

• 支持项目参与者
• 每月周期结束时清理账户

2.和解进程

商业目的

在签署交易时，应记录所有费用的业务用途。持卡人对业务目的的简要、准确和完整的描述应该足够清楚，以便学院以外的人在多年后可以阅读它，并且对报销费用的资格没有任何疑问。

• 谁参与或获得该项开支的利益
• 这笔开支的目的是什么，为什么这笔开支是必要的，或者它如何促进学院的目标
• 费用发生在何时何地。
• 避免使用首字母缩略词。首字母缩略词对作者来说是一种方便，但对读者来说却是一个问题。如果你一定要使用缩写词，就像写论文一样:第一次使用时就把它拼出来，然后再使用缩写词。

工程分配符号

用绿色的对号表示(正确)，用红色的X表示(不正确)。持卡人应检查GL帐户分配代码，以确保每笔交易的准确性，以确保正确放置。

• Completed (Comp)—分配完成
• Value (Val)—取值准确
• 授权(认证)-持卡人有权使用指定的会计代码

签字的最后期限

• 持卡人-于次月7日或之前完成结帐手续
• 审批人-在次月14日或之前完成审批程序
• 为什么及时签收很重要信息图[png]

持卡人逾期签收的后果

• 每个日历年的第一个月-将向持卡人发送电子邮件提醒，并将一份副本发送给持卡人的审批人
• 每个日历年晚2个月-将向持卡人发送电子邮件警告，并将一份副本发送给审批人和适当的总裁工作人员
• 每个日历年的第三个月-将向持卡人发送电子邮件通知，该帐户将被暂停30天，立即生效，并将副本发送给审批人和适当的总裁工作人员。持卡人可在30天暂停期内完成再培训后恢复账户。

3.常见问题

计费周期

每月账单周期何时开始和结束?

• 开始——每月的第一天
• 月底——每月的最后一天

被封锁

如果我被锁在WORKS之外，我该怎么办?

持卡人被允许尝试六次(发生在5分钟的时间范围内)才能成功登录到应用程序。现象描述在“登录”页面输入错误的“登录名”或“密码”，导致登录失败。当用户的登录尝试失败五次后，将显示一条消息，警告用户如果再次尝试失败，则该用户将被锁定在应用程序之外。此用户锁定将持续30分钟。30分钟后，用户可能再次尝试登录。程序管理员无法解锁用户。

密码

忘记密码怎么办?

从登录页面，只需点击“忘记密码?”重置密码。

丢失或被盗

如果我的信用卡丢失或被盗，我该怎么办?

• 立即联系美国银行1-888-449-2273(24/7)。请注意，帐户将被关闭，并将发放新卡，因此持卡人需要有单独的支付准备，如果旅行。
• 通知主管
• 通知项目管理员

信用额度

我如何申请临时更改信用/交易限额?

• 持卡人必须填写以下资料给PCard管理员PCard信用和交易变更申请表。
  • 变更的业务目的
  • 总统工作人员的电子邮件批准
  • 开始和结束的日期
  • 指定需要增加的限制
    • 信用额度:当前每月信用额度+请求增加的额度=每月临时信用额度
    • 交易限额:当前每月交易限额+请求增加的金额=临时每月交易限额

国际费用

什么是国际费用?我该怎么处理这些费用

• 代码“7311银行费用”
• 不需要收据和业务用途说明

提前支付

我如何表明工作中的预付款?

• 在描述的开头添加“PREPAY”字样

非故意个人购买

如果我不小心用个人信用卡买了东西怎么办?

• 持卡人须将费用通知帐户批准人和PCard管理员
• 分配到持卡人的GL01基金和GL02 Org/Department代码。对GL03使用费用账户“1252 Employee Receivable”。
• 在描述的开头添加您的用户名
• 在工程中的交易中附上销售收据
• 提供一张抬头为“斯沃斯莫尔学院”的支票，并亲手交给商最佳线上娱乐务办公室(120室)的帕特哈迪，连同一张现金收据表格，编码为与原始交易相同的账户，并注明“无意的个人购买”。
• 付款应尽快，但不迟于持卡人对帐截止日期
• 在工程交易中附上现金收据(由业务人员签字)