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PCard政策

介绍|PCard发行的总方针|使用PCard|卡安全与维护|角色和职责|和解和文档

1。介绍

1.1概述。采购卡(PCard)是一个签证美国银行发行的信用卡在斯沃斯莫尔学院业务办公室个别员工。最佳线上娱乐发出PCard代表学院与企业责任休息的大学支付交易。卡不涉及个人信用和个人信用检查。

PCards可能只用于官方大学业务。持卡人、部门审批人员应确保适当的事务和遵守所有相关的法律、规则、规章、部门程序,政策和学院的使命。这PCard政策提供了使用的框架和下面的引用将提供持卡人账户管理和部门进一步的细节和过程。
1.2程序的目的。采购卡程序旨在简化购买到支付过程和促进支付差旅相关费用和小美元购买,不能通过大学的eMarket门户。这个项目的目的是减少员工的使用费用补偿,旅游发展,零用现金和小元检查请求。
1.3项目监督。PCard程序建立了大学的金融和管理的副总裁。政府的计划将通过采购、业务办公室的一部分。
1.4项目目标
  • 与旅游相关事务处理成本下降和小美元购买
  • 采购和美联社过程的效率增加了取代纸质流程和电子解决方案
  • 提高透明度
  • 加强部门预算跟踪和报告能力

2。PCard发行的总方针

2.1资格。PCards可能发给相关旅游有重要业务的全职员工和/或大学购买的责任。通常,PCard用于员工预期支出至少2500美元每年在卡片上。
2.2采购部门。大学人员将负责购物将有适当的权威角色。采购部门由部门副总裁批准,预算部门主管或经理。
2.3 PCard应用程序的过程。员工可以申请PCard通过完成流程概述如下:
  • 完整的持卡人应用程序(谷歌形式),要求副总统预算部门主管或经理授权。
  • 签署并接受采购卡持卡人协议(附录B)
  • 提出两种形式向PCard管理员完成
  • 安排并完成持卡人和/或审批人培训
  • PCard管理员将向美国银行(Bank of America)提交信用卡应用程序。通常卡将在一到两周项目管理员。
  • 员工将通知接卡程序管理员。
2.4信用和交易限制。持卡人授予一份价值2500美元的交易限制和每月7500美元的限制。购买不能人为地分割绕过事务支出限制。更高的限制可能会延长PCard管理员临时或永久的基础上适当级别的部门批准。
2.5 PCard帐户设置。美国银行叫做PCard和解软件的工作原理。横幅GL规范内配置基于持卡人的采购工作权威和按照持卡人的PCard申请表。

3所示。使用PCard

3.1 eMarket门户和首选供应商。eMarket门户应该考虑购买选择商品的首选方式,确保学院获得卓越的客户服务和具有竞争力的价格。首选供应商业务,与斯沃斯莫尔学院合作,提供折扣价格,定制的发票,全校销售免税帐户状态,添加服务。最佳线上娱乐
3.2推荐使用。典型的购买将包括下面的示例;然而所有采购部门的预算经理的批准。
  • 会员会费,许可证,申请费用
  • 旅游及相关费用(酒店、餐饮、汽车租赁、航空公司、铁路)
  • 会议和研讨会注册
  • 书籍、出版物、期刊、订阅、时事通讯、视频
  • 小地方购买
3.3未经授权使用。下面的例子代表一般供应指南不应该购买使用PCard:
  • 物资采购使用eMarket门户
  • 任何事务超过持卡人的可用预算。
  • 个人购买,即使偿付学院的意图。
  • 一个事务,学院要求签署任何类型的合同或协议(例如,租赁、独立承包商和顾问)。
  • 学校书店
  • 一个事务,违反任何大学金融政策
  • 礼品卡
  • 手机或配件
  • 采购代表重大风险或责任物品或服务的大学有特殊健康,安全,职业,或环境风险(如放射性物质,动物,武器,控制物质)
  • Venmo(应用程序共享支付)
  • 捐款
3.4赠款资金。Purchaess利用赠款资金必须遵守所有授予机构的政策,限制,和指导方针。
3.5商品送货要求。持卡人是指示核实交货地址是一个校园地址。使用家庭住址为商品送货地点购买使用大学PCard是被禁止的。
3.6商品信贷,交换和回扣。持卡人负责联系商家与PCard购进货物时不接受(正确,损坏、缺陷等)和信贷安排返回或交换。如果信贷返回商品,商家将问题直接抵免个人PCard帐户。信贷将出现在随后的声明。退税必须应付大学而不是单个的员工。
3.7争议解决。持卡人负责任何费用争议解决直接与商人和/或美国银行(Bank of America)(1-888-449-2273)交易日期的60天内。
3.8宾夕法尼亚销售税。最佳线上娱乐斯沃斯莫尔学院是一个非营利性教育机构,免除销售税。卡片数量PA销售免税的压印在持卡人的名字。是持卡人的责任来满足商家的需求,确保税收不评估购买。订购商品时从另一个国家通过电话或互联网,斯沃斯莫尔学院的送货地点将保证事务属于宾夕法尼亚州立销售税法。最佳线上娱乐

4所示。卡安全与维护

4.1一般信用卡安全。PCard计划利用一个(EMV)芯片和销技术。是持卡人的责任维护PCard,相关联的账户号码和销。PCards必须保持在一个安全的位置,应该只被用来处理事务通过各自的持卡人。没有人除了持卡人在卡片上是谁的名字被授权使用PCard;卡不是个人或部门之间的转移。为了限制欺诈风险,充分PCard帐号和销不应该被记录以电子方式或在纸上。持卡人应该对待PCard相同级别的护理作为一个做自己的个人信用。
4.2卡丢失或被盗。在发生丢失或被盗卡,持卡人必须立即联系美国银行(Bank of America) 1-888-449-2273(24/7),他/她的主管,项目管理员。汇报给银行后,帐户将被关闭,一个新的账户和信用卡将再版。项目管理员将通过电子邮件通知持卡人新卡时可以捡起(5 - 10天)。
4.3欺诈指控。如果事务是欺诈,持卡人应立即通知美国银行(Bank of America)和项目管理员。的帐户将被关闭,一个新的账户和信用卡将再版,所以持卡人应该摧毁他们当前的卡片。美国银行(Bank of America)将为持卡人提供一份宣誓书签署并返回,验证欺诈指控。项目管理员将通过电子邮件通知持卡人新卡时可以捡起。
欺诈性交易是违法行为,欺骗是不公平的或非法获得实践。欺诈违反PCard的一个例子将是一个故意使用大学PCard个人采购。当PCard故意欺诈的方式由持卡人使用,大学有义务报告去银行的欺诈。这样做,大学可以提供的名称和联系信息的员工犯了欺诈银行(Bank of America)不管是否归还。
4.4滥用、误用、疏忽。滥用、误用、疏忽是侵犯个人利益的结果,如未能保持原始发票,缺乏适当的和及时的帐,或未能维护账户信息。PCard悬挂是一个可能的纠正措施普遍缺少收据或违反PCard政策执行任意的业务办公室。
4.5卡过期。卡片到期在卡片上所示的月底。持卡人将收到一个替换卡在每月的第一周或第二周卡到期。一旦激活更换卡,持卡人应该摧毁旧的卡片。
4.6维护持卡人账户。持卡人的和解以来非常特定于每个部门设置信息,员工账户授权批准的变更请求应以书面形式和部门或预算经理。
4.7悬架。部门必须通知PCard管理员如果持卡人是放置在一个扩展的行政或病假,或者情况权证立即暂停。
4.8账户关闭。在员工分离、传输或如果PCard账户不再认为有必要,终止员工或部门发行的帐户可以书面请求关闭PCard帐户。
之前关闭账户,持卡人负责提供所有必要的文档之前预算部门主管或经理离职日期。持卡人可能为不支持的交易负责。

5。角色和职责

5.1职责分离。部门PCard角色和职责必须包括适当的职责分离,这样一个没有独家访问完成金融交易。建立每个持卡人指定的评论家。这种适当的职责分离需要至少两个人事务上签字。
5.2持卡人的责任
  • 完成一个初始持卡人培训获得PCard之前。
  • 保障卡,卡号和销
  • 坚持购买PCard的限制和限制。
  • 负责所有采购活动卡,对部门预算,以及这一政策。
  • 适当使用卡只对大学的业务。
  • 持卡人将偿还任何不当的大学费用
  • 持卡人可能受到纪律或法律行动的不当使用采购卡。
  • 持卡人的采购卡可能暂停或撤销不当使用。
  • 获得所有采购卡交易收据和发票作为附件上传图片在线和解软件。如果有必要,获得收据的副本和/或包装的商人。
  • 与信用卡活动对每月收入和验证合适的信用给出回报,调整,或错误的指控。
  • 确保一个适当的信用报告有争议的项目或计费错误出现在随后的持卡人声明。
  • 试图解决争端或计费错误直接与商人在30天内。通知项目管理员如果争执或计费错误不是圆满地解决了。
  • 立即报告丢失或被盗卡在1-888-449-2273(24/7),美国银行(Bank of America)主管,PCard管理员。
  • 与银行合作调查涉嫌欺诈或大学调查涉嫌不正当活动。未能遵守银行请求完成欺诈证词将导致逆转或拒绝购买信用欺诈。
  • 返回PCard与斯沃斯莫尔学院主管在终止雇佣。最佳线上娱乐
5.3批准者的责任。卡管理员会同部门将建立一个或多个指定PCard审批人(s)为每一个部门。之前审批人员必须接受培训的员工分配的部门可以接收PCard。职责包括:
  • 审核持卡人交易的在线应用程序工作。
  • 回顾商业收据附在持卡人和解。
  • 审查和修改会计准则的应用程序在每月的截止日期之前建立的PCard管理员。
  • 定期检查列表的持卡人,确保PCard要继续努力。
  • 请求PCard管理员取消持卡人的信用卡(如终止员工,部门转移,失去购买卡的特权),确保所有费用卡妥善分配,由部门主管批准。
  • 确保适当的部门内部的职责分离
5.4 PCard管理员职责
  • 管理的日常操作采购卡程序并确保遵守程序的要求。
  • 为持卡人提供培训、部门审批人员释放PCards之前。
  • 维护持卡人签署协议,标志着协议的条款PCard程序。
  • 指定默认的会计准则PCard购买。
  • 根据需要执行会计代码维护。
  • 负责批准和发行的新采购卡。
  • 审查使用和监督遵守校园采购政策。
  • 作为学院和开证行之间的联络。
  • 与银行和大学合作调查涉嫌欺诈或滥用。
  • 处理有争议的费用由持卡人/差异不解决。
  • 协调事务总数的美国银行的月结单在线计费工作报告和交易总额张贴横幅。

6。和解和文档

6.1和解。PCard和解由部门管理工作的应用程序。(参见大学PCard用户指南和PCard审批者指南详细的过程)。PCard事务必须准确地识别和分配,以确保数据准备发布到大学的总帐所需的到期日期。未能协调PCard交易和/或未按要求提交的文档可能会导致暂停或撤销PCard特权。
及时保证持卡人签字,以下后果将适用。
  • 每公历年1月下旬——电子邮件提醒将发送给持卡人,复制到持卡人审批人
  • 每日历年2月下旬——电子邮件警告将发送给持卡人,副本赞同者和适当的总统的工作人员
  • 每日历年度3月下旬——一封电子邮件通知将被发送到持卡人的账户将暂停30天立即生效,与一份赞同者和适当的总统的工作人员。帐户可能恢复持卡人完成后30天的暂停期间再培训。
6.2收据。所有单据必须详细、分项。收据应该显示所有项目购买,而不只是一个总数。同样会申请餐厅收据。Payment-alone签名收据将不会被审计师作为购买的证明如果不是伴随着商人的分项收据。
6.3记录保留。数据记录保留要求PCard 7年大学操作基金费用。使用资助资金来源时,持卡人负责验证格兰特的记录保留要求。
6.4费用分配。每个PCard与一个或多个帐号。横幅费用账号与商人相互参照分类码(MCC),这样的指控可能最初正确分配。持卡人需要检查帐户分配和如有必要进行适当的修改之前签署的交易。看到PCard用户指南的详细说明。
6.5部门审计。确保遵守采购卡政策和程序,每月的费用都由PCard管理员审查。PCard购买也受到审计业务办公室,外部审计师,州或联邦政府。
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