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档案管理常见问题

学院档案经理的角色是什么?

学院档案经理负责以下工作:

  • 领导学院范围内的档案管理项目和计划。
  • 监控记录保留时间表的合规性，并根据需要更新时间表，以支持法律和监管要求，大学政策和档案最佳实践。
  • 为部门、办公室和项目进行调查并提供记录保存建议。
  • 发展和提供档案管理培训和拓展活动。
  • 参与政策管理、制定和咨询活动。与部门和部门的管理者协调，确保适当的协商。

联络学院档案经理，请电邮:doberma1@最佳线上娱乐swarthmore.edu

什么是纪录?

  • 记录是在经营活动中产生或接收的记录信息，为满足组织的行政、财政、法律或历史工作需要，必须予以保存。
  • 记录有各种格式——纸质文档、数据库中的数字信息、电子邮件、照片等等。
  • 并不是所有的文档都是记录。非记录的例子包括:临时通信(如安排会议时间的电子邮件)、参考资料(如剪报)、其他部门记录的副本和草稿。
  • 从生命周期的框架来考虑记录是有用的:创建、积极使用、不积极维护和处置。

”这是一项纪录吗?”决策树由伊利诺伊大学RIMS办公室，2015年8月。经允许使用。

那么数字唱片呢?

数字记录带来了一些独特的挑战，在创建和管理数字文件时了解这些问题非常重要。一个主要问题是，随着软件和硬件的不断变化，文件变得过时且难以访问。确保将重要的记录保存在常见的格式(如Microsoft Word或pdf)中，这些格式得到了良好的支持，并且会不断更新。一定要确保你的文件是安全的，并有备份，并存储在你可以访问它们的地方。如果你使用可移动存储，确保定期移动文件，因为存储设备可能会过时。给你的文件取逻辑名称，避免使用特殊字符。在适当的地方提供准确的元数据，以便能够定位并确定项目的真实性。

密歇根州立大学的档案管理项目有一个很棒的提示列表创建和维护电子文件时的八个重要步骤．

在考虑数字记录时，请记住考虑存储数字信息的所有位置——不仅仅是您的台式计算机，还包括电子内容管理系统。

使用谷歌Drive / AODocs的快速提示:

  • 对于部门记录，使用AODocs库，而不仅仅是My Drive。这确保了记录保存在一起，很容易找到。
  • 如果您所在的委员会、俱乐部或其他组织没有AODocs文档库，请使用ITS表单请求一个组织的AODocs库在谷歌驱动器。

那电子邮件呢?

从记录管理的角度来看，电子邮件是出了名的棘手，但有几种方法可能对你有用。考虑是否最小的方法或整体考虑到你收到的邮件类型，这种方法是有意义的。

最小的方法:对于大多数工作人员来说，电子邮件主要包含非记录和临时记录，少数电子邮件应长期保留，很少或没有会对学院构成责任的电子邮件(例如包含机密信息的电子邮件)。如果你属于这一类，你可能只需要一个最简单的方法来管理你的电子邮件:

  • 如果您遇到的电子邮件构成了一个记录，应该进行维护，将其转换为另一种格式，以便在Gmail之外保留。您可以选择打印电子邮件，并将其与您的纸质记录一起归档。或者，您可以通过点击邮件右上角的AODocs标志，将邮件导入您所在部门的谷歌中由AODocs管理的文档库。您可以选择只导入消息(以谷歌Doc格式)、只导入附件，或者同时导入两者。这个过程将在您所选择的AODocs位置中创建一个新文件夹，标题为“Subject:[无论您的电子邮件主题是什么]”，包含指定的消息和/或附件。

  • 如果你遇到一封包含机密信息的电子邮件(如社会保险号或信用卡号)，一定要及时回复删除当不再需要电子邮件时，将其发送到垃圾桶然后还有在你的垃圾桶里找到它，然后点击“永远删除”(否则它将在垃圾桶里徘徊30天)。

整体分析:其他工作人员的电子邮件帐户可能有很多记录需要维护，和/或包含大量潜在的敏感信息。如果这描述了你的情况，那么在Gmail系统中管理你的电子邮件可能会更好。一个有效的方法是根据(1)保留期限和(2)主题将你的邮件组织到文件夹中。俄亥俄州立大学的档案管理项目提供优秀的电子邮件管理指导．如果您希望以后(可能是退休后)导出电子邮件文件夹，无论是将它们发送到斯沃斯莫尔学院档案馆还是与同事共享，您可以使用下面的命令导出它们(以MBOX格式)最佳线上娱乐谷歌外卖．

什么是员工留存计划?

保存计划是一种列出记录类型、每个记录应保留的时间长度以及处理方式的文件。每个时间表还指定了负责执行时间表的记录保管人。

在斯沃最佳线上娱乐斯莫尔学院，员工保留时间表是以部门为基础制定的。斯沃斯莫尔学院的许多部门还没有正式的人才最佳线上娱乐保留时间表。学院档案经理负责与各部门协调，制定适合其行政需要并符合法律规定的保留时间表。

如果发布了合法的持有，这总是会覆盖保留时间表。

我的保留计划需要列出每一份文件吗?

不。对于大多数部门，Swarthmore使用“大最佳线上娱乐桶”或“灵活”的方法来安排记录。这意味着与相同主题、业务功能或工作流程相关的记录被集中在一起。例如，学生出国留学案件档案中的所有文件可能被安排为一个单元。考虑制定一个与当前操作程序和归档系统兼容的进度表。当你检查这些文件或“桶”中目前有哪些类型的材料时，考虑是否有特定的文件具有永久的价值，应该单独安排转移到档案馆。建立一个单独的文件以方便保存这些项目可能会有所帮助。例如，如果您的电子邮件目前是由不同主题或通讯对象的文件夹组织的，那么在每个文件夹中添加一个“XXX主题-存档”文件夹可能会有所帮助。

国家档案馆有一个关于灵活调度的优秀指导文件．

我如何决定某样东西是否属于学院档案馆?

联络学院档案archives@最佳线上娱乐swarthmore.edu讨论你的哪些记录应该转移到档案室。当包含法律敏感材料时，咨询法律总顾问办公室有关此类文件的任何法律要求也很重要。

如果我把东西送到档案馆，是不是意味着公众任何人都能看到?

不一定。除非另有规定，学院档案向所有研究人员提供开放和公平的访问，符合学院对透明度和问责制的总体承诺档案工作者的职业价值观．然而，学院档案馆也对一些特殊的考虑很敏感，比如隐私问题。目前有各种访问政策在使用的学院档案馆取决于收集。如果您想将材料转移到档案馆，但对您认为应该编辑、关闭一段时间或限制某些受众(例如，仅供学院工作人员查看)的信息有顾虑，联络学院档案馆．

如果有问题或问题，我可以联系谁?

有关清除数字记录、数字信息记录安全或数字存储的问题，请联系ITSinfosec@最佳线上娱乐swarthmore.edu

有关向学院档案馆移交资料的问题，请联系:archives@最佳线上娱乐swarthmore.edu或610-328-8496。请填写，打印并签署此记录转账收据表格[PDF]，并将其与您的记录一起发送到学院档案馆

打印服务为学院提供粉碎服务。如果您想了解更多信息，请联系打印服务，610-328-7786或shredding@最佳线上娱乐swarthmore.edu．

如何了解更多有关档案管理的知识?

留意学院定期举办的培训课程。你可以阅读过去培训课程的幻灯片。

通读记录保留信息手册。

我们强烈建议仔细阅读信息和资源，可通过达特茅斯学院档案管理项目网站和伊利诺伊大学记录和信息管理服务网站．这两个网站都包含关键记录管理主题和概念的全面背景知识，常见问题的答案，以及管理电子邮件和创建文件计划等棘手问题的指导。伊利诺伊大学甚至提供了一系列短记录管理培训网络研讨会．

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